Manchmal ist es nicht die große Aufgabe, die nervt – sondern dieses kleine E-Mail-Ding, das sich überall dazwischen schiebt. Eine Rückmeldung an die Kita. Eine Nachfrage an den Kunden. Eine Terminverschiebung. Eine Beschwerde, die sachlich bleiben soll, obwohl du innerlich schon die Faust in der Tasche hast.
Und genau da ist ChatGPT plötzlich ziemlich verlockend: kurz eintippen, was du brauchst – und zack, da steht ein fertiger Text.
Das Problem ist nur: Der erste Entwurf klingt oft nach „Bürokratie mit Anzug“. Viel zu geschniegelt, zu lang, zu förmlich. Und manchmal auch einfach komplett drüber. Nicht falsch – aber auch nicht du.
Dieser Beitrag zeigt dir deshalb ganz konkret, wie du ChatGPT für E-Mails verwenden kannst, ohne dass die Nachricht nach Copy-Paste-Roboter klingt. Mit typischen Einsatzfällen, klaren No-Go-Zonen, Prompt-Vorlagen und echten Beispielen, die du sofort im Alltag nutzen kannst.
Wann ChatGPT dir bei E-Mails wirklich hilft
Es gibt Situationen, da willst du keine große Literatur erschaffen. Du willst nur eine Mail, die sitzt: freundlich, klar, nicht zu lang – und bitte ohne peinliche Floskeln.
Gerade bei Standard-E-Mails ist ChatGPT stark, weil es dir die größte Hürde abnimmt: den Anfang. Dieses leere Fenster, das dich angrinst, während du eigentlich längst was anderes machen wolltest.
In diesen Fällen ist ChatGPT oft ein echter Zeitgewinn:
- Rückmeldungen und Zusagen (Kita, Schule, Verein, Terminbestätigungen)
- Terminverschiebungen (ohne Rechtfertigungsroman)
- Anfragen (freundlich, aber nicht devot)
- Sachliche Beschwerden (bestimmt, ohne ausfallend zu werden)
- Follow-ups („Ich wollte kurz nachhaken…“ – aber bitte ohne Schleimspur)
- Text kürzen oder aufräumen, wenn du zu viel reingepackt hast
Wenn du ChatGPT so nutzt, ist es weniger „Schreib mir die Mail“, sondern eher: „Hilf mir, das ordentlich zu formulieren.“ Das klingt wie ein Detail, macht aber in der Praxis den Unterschied.
Wann du es lieber bleiben lässt
Es gibt E-Mails, da ist der Text nicht nur Transportmittel, sondern Beziehung. Da zählt nicht „perfekt formuliert“, sondern „echt“. Und genau da wirkt ein KI-Entwurf schnell wie ein Plastikblumenstrauß: optisch okay, aber ohne Gefühl.
Wenn es emotional wird, ist ChatGPT als Autopilot keine gute Idee. Zum Beispiel bei:
- Entschuldigungen, wenn du wirklich Mist gebaut hast
- Beileid oder sehr persönliche Themen
- Konflikten in Beziehungen, bei denen Worte schnell verletzen können
- heiklem Feedback an Kolleg:innen oder Mitarbeitende
Du kannst ChatGPT hier höchstens nutzen, um Gedanken zu sortieren oder eine Formulierung weniger scharf zu machen. Aber die Nachricht selbst sollte am Ende so klingen, als wärst du wirklich da – nicht wie ein Text aus dem Automaten.
Das größte Problem: Du gibst ChatGPT zu wenig Kontext
Viele Ergebnisse wirken nur deshalb so hölzern, weil die Anweisung zu vage ist.
„Schreib eine Mail an die Kita“ ist für ChatGPT wie „Kochen wir was Leckeres“. Kann klappen – kann aber auch ein Topf Spaghetti ohne Salz werden.
Damit ChatGPT nicht ins Förmliche kippt, braucht es vier Infos:
Empfänger, Anlass, Ton und Länge.
So ungefähr:
„Schreibe eine kurze, freundliche E-Mail an die Kita. Inhalt: Wir bringen einen Schokokuchen fürs Sommerfest mit. Ton: locker und normal. Maximal 4 Sätze.“
Das Ergebnis klingt dann meist direkt nach Alltag – nicht nach Verwaltungsakt.
3 Prompt-Vorlagen, die im Alltag fast immer funktionieren
Wenn du nicht jedes Mal neu überlegen willst, wie du etwas „richtig“ promptest, sind Vorlagen Gold wert. Du passt nur kurz Inhalt und Ton an – fertig.
Hier sind drei Prompt-Muster, die du ausprobieren kannst:
1) Kurz und freundlich (Alltag, Kita, Termine)
„Schreibe eine kurze, freundliche E-Mail an [Empfänger]. Inhalt: [1–2 Sätze]. Ton: locker, respektvoll, nicht formell. Maximal 5 Sätze.“
2) Bestimmt, aber sauber (Beschwerde, Nachhaken, Klartext)
„Formuliere eine sachliche E-Mail an [Empfänger]. Ziel: [z. B. Rückmeldung, Korrektur, Erstattung]. Ton: bestimmt, höflich, ohne Drohung. Keine Floskeln. 6–8 Sätze.“
3) Kürzen und aufräumen (wenn du selbst schon geschrieben hast)
„Kürze diese E-Mail um ca. 40 %, ohne Informationen zu verlieren. Ton: freundlich und direkt. Streiche Füllwörter und Dopplungen.“
Allein dieser kleine Zusatz „ohne Floskeln“ verhindert schon viel von dem typischen KI-Geschwurbel.
Beispiele: So kann das in echten Mails aussehen
Damit es nicht theoretisch bleibt, hier ein paar typische Szenen aus dem Alltag – inklusive Mini-Beispielen, wie du ChatGPT sinnvoll einspannst.
Wichtig: Das hier sind keine „heiligen Vorlagen“. Es sind Startpunkte. Du darfst die Texte immer kürzen, umstellen oder mit deiner Art würzen.
Beispiel 1: Kita – schneller antworten, ohne peinlich zu klingen
Du bekommst die Mail: „Bitte Rückmeldung fürs Sommerfest: Wer bringt was mit?“
Du promptest:
„Kurze Mail an die Kita: Wir bringen einen Schokokuchen mit. Ton: freundlich, normal, 3–4 Sätze.“
Ergebnis (so könnte es aussehen):
Hallo zusammen,
wir bringen zum Sommerfest gerne einen Schokokuchen mit. Gebt kurz Bescheid, falls etwas anderes noch wichtiger wäre.
Liebe Grüße
Das wirkt menschlich, ist schnell weg und niemand denkt „Ah, KI“.
Beispiel 2: Vermieter – freundlich, aber nicht zu weich
Du willst melden, dass der Wasserhahn tropft. Und zwar so, dass es ernst genommen wird, ohne dass du gleich mit Paragraphen winkst.
Prompt:
„Sachliche Mail an Hausverwaltung: Wasserhahn tropft seit 3 Tagen. Bitte Termin für Reparatur. Ton: freundlich, bestimmt, kurz.“
Ergebnis:
Guten Tag,
seit drei Tagen tropft der Wasserhahn im Bad dauerhaft. Können Sie bitte einen Reparaturtermin veranlassen oder mir sagen, wann jemand vorbeikommen kann?
Vielen Dank und viele Grüße
Du kannst hier auch ein Detail ergänzen („Wohnung 2. OG links“) – aber bitte ohne persönliche Daten, wenn du nicht sicher bist, wo der Text landet.
Beispiel 3: Kunde – Follow-up ohne „Ich wollte mal nachfragen…“-Vibes
Du hast ein Angebot rausgeschickt und seit einer Woche Funkstille.
Prompt:
„Schreibe ein kurzes Follow-up zum Angebot. Ton: professionell, freundlich, nicht drängelnd. Maximal 6 Sätze.“
Ergebnis:
Hallo Frau/Herr …,
ich wollte kurz nachfragen, ob Sie mein Angebot bereits anschauen konnten und ob es Rückfragen gibt. Wenn Sie möchten, können wir auch kurz telefonieren und die Punkte gemeinsam durchgehen.
Viele Grüße
Hier ist der Ton wichtig: nicht needy, nicht kalt. ChatGPT trifft das meistens gut, wenn du es so sagst.
So klingt es nach dir: der schnelle Feinschliff in 30 Sekunden
Der größte Fehler ist nicht, ChatGPT zu nutzen. Der größte Fehler ist, den Text 1:1 zu übernehmen.
Wenn du willst, dass die Mail nach dir klingt, brauchst du einen Mini-Check. Der ist nicht kompliziert – du musst nur einmal kurz drüber.
Diese drei Schritte helfen fast immer:
- Streich den steifen Einstieg („Ich hoffe, es geht Ihnen gut…“ kann in 90 % der Fälle weg).
- Mach den Ton normal (aus „hiermit“ wird „ich“, aus „bezugnehmend“ wird „wegen“).
- Füg einen echten Satz ein, den du wirklich sagen würdest („Ich schick’s dir kurz rüber“ / „Wir sind dabei“).
Und wenn du merkst, dass der Text immer noch komisch klingt: Lass ihn dir umschreiben – aber gezielt.
Zum Beispiel:
„Formuliere das natürlicher und kürzer. Ton: freundlich, normal, keine Büro-Floskeln.“
Datenschutz: Was du besser nicht eingibst
Gerade bei E-Mails ist die Versuchung groß, alles reinzukippen, damit der Text „perfekt“ wird. Aber hier lohnt sich ein klarer Cut.
Folgende Inhalte gehören nicht in öffentliche KI-Tools:
- vollständige Namen von Kindern, Kund:innen oder Mitarbeitenden
- Adressen, Telefonnummern, Bankdaten, Vertragsnummern
- interne Firmeninfos, Preise, Konditionen, Strategien
- Gesundheitsdaten oder extrem persönliche Details
Wenn du Kontext brauchst, nutze Platzhalter wie „Kunde A“ oder „Produkt X“. Für den Ton reicht das völlig.
ChatGPT im Job: clever nutzen, ohne unprofessionell zu wirken
Im beruflichen Alltag ist KI hilfreich – aber nur, wenn du sie nicht als „Abkürzung für alles“ benutzt.
Sehr sinnvoll ist ChatGPT für:
Standard-Antworten, kurze Zusammenfassungen, freundliche Status-Mails, sauberes Umformulieren, Kürzen und Strukturieren.
Kritisch wird es, wenn:
Entscheidungen, Konflikte oder Verantwortung drinstecken. Dann merkt man schnell, wenn der Text zu glatt ist. Menschen lesen zwischen den Zeilen. Gerade im Job.
Ein guter Mittelweg ist: ChatGPT macht den Entwurf, du machst ihn menschlich. Das ist kein Extra-Schritt – das ist der Schritt.
Du schreibst nicht weniger – du schreibst schlauer
Wenn du ChatGPT für E-Mails verwenden willst, musst du nicht zum Technik-Profi werden. Du brauchst nur ein Gefühl dafür, wann es passt und wann nicht.
Die beste Nutzung ist oft schlicht:
Entwurf holen, kurz anpassen, abschicken.
Und wenn du dir diese drei Dinge merkst, bist du schon sehr weit:
Gib Kontext. Gib Ton. Übernimm nicht blind.
Dann ist ChatGPT nicht der Roboter am Frühstückstisch – sondern der kleine Helfer, der dir genau diese nervigen Mini-Mails abnimmt, die sich sonst überall festbeißen.
FAQs zum Thema ChatGPT für E-Mails verwenden
Hier kommen ein paar typische Fragen, die beim Schreiben mit KI fast immer auftauchen – plus Antworten, die dir direkt weiterhelfen.
Wie verhindere ich, dass eine KI-Mail unpersönlich wirkt?
Übernimm den Text nicht 1:1. Streiche steife Einstiege, kürze unnötige Sätze und setze 1–2 Formulierungen ein, die wirklich nach dir klingen. Wenn du willst, kannst du ChatGPT auch direkt bitten: „Schreib das natürlicher und weniger formell.“
Kann ChatGPT auch meine eigene E-Mail verbessern, statt alles neu zu schreiben?
Ja – und das ist oft sogar die beste Nutzung. Du schreibst deine Rohversion, lässt sie kürzen oder strukturieren und behältst trotzdem deinen Stil. Ein guter Prompt ist: „Kürze das um 30–40 %, Ton bleibt freundlich und direkt.“
Was ist die wichtigste Prompt-Regel für bessere Ergebnisse?
Sag ChatGPT immer, wie die Mail klingen soll. „Locker und normal“ oder „freundlich, aber bestimmt“ wirkt oft stärker als zehn Details. Der Ton entscheidet am Ende, ob die Mail menschlich wirkt.
