Ab wann zählt der Urlaubsantrag als genehmigt? Recht und Praxis

Du reichst deinen Urlaubsantrag ein – und dann passiert erst mal: nichts. Keine Rückmeldung, kein “passt”, kein “geht leider nicht”. Nur Funkstille. Und irgendwann kommt die Frage, die viele irgendwann mal im Kopf haben: Gilt Urlaub automatisch als genehmigt, wenn niemand widerspricht?

So logisch sich das anfühlen kann: In den meisten Fällen ist es genau der Moment, in dem man sich ungewollt Ärger einhandelt. Denn beim Urlaub zählt am Ende nicht das Gefühl, sondern die Freigabe. Und die ist arbeitsrechtlich ziemlich eindeutig geregelt.

Hier bekommst du die rechtliche Einordnung und vor allem die Praxis-Frage dahinter: Wie sicherst du dich ab, ohne direkt wie ein Paragraphen-Profi aufzutreten?

Was rechtlich überhaupt zählt

Die Grundlage ist § 7 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Dort steht sinngemäß: Der Arbeitgeber muss Urlaubswünsche berücksichtigen – außer, es sprechen dringende betriebliche Gründe dagegen oder andere Urlaubswünsche haben unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang.^[1]

Das bedeutet aber auch: Urlaub entsteht nicht dadurch, dass man ihn “beantragt”, sondern dadurch, dass er gewährt wird. Praktisch heißt das: Solange keine Zusage da ist, ist es erst mal nur ein Antrag.

Gilt ein Urlaubsantrag automatisch als genehmigt, wenn niemand antwortet?

In der Regel: nein. Schweigen ist arbeitsrechtlich normalerweise keine Zustimmung. Das ist der wichtigste Punkt, weil genau hier viele Missverständnisse entstehen.

Es gibt aber eine Ausnahme, die in manchen Betrieben wirklich vorkommt: Wenn es bei euch eine klare Regel gibt wie “wenn innerhalb von X Tagen niemand widerspricht, gilt Urlaub als genehmigt”, dann kann Schweigen ausnahmsweise wie eine Zustimmung wirken. Diese Regel muss aber wirklich eindeutig festgelegt sein – zum Beispiel in einer Betriebsvereinbarung, internen Urlaubsrichtlinie oder im System selbst (z. B. automatisierte Workflows).^[2]

Ohne so eine Regel gilt: Erst genehmigt, wenn du eine klare Zusage hast.

Warum „einfach fahren“ gefährlich werden kann

Der kritische Moment ist nicht das Buchen, sondern das Fernbleiben von der Arbeit. Wenn du ohne Freigabe in den Urlaub gehst, kann das als unentschuldigtes Fehlen gewertet werden. Und genau da wird es heikel, weil daraus arbeitsrechtliche Konsequenzen entstehen können.

In der Praxis reicht das je nach Fall von Ärger im Team bis zur Abmahnung. Deshalb ist „ich hab’s eingereicht“ leider keine echte Absicherung – auch dann nicht, wenn du davon ausgegangen bist, dass es “schon okay sein wird”.

Wann dein Urlaub als genehmigt gilt

In der Praxis sind das die typischen Fälle, die wirklich zählen:

• Du bekommst eine klare Zusage (mündlich oder schriftlich) von der zuständigen Person.
• Der Antrag wird im System freigegeben und ist sichtbar genehmigt.
• Es gibt eine eindeutige interne Regelung, dass Schweigen als Genehmigung gilt (selten, aber möglich).^[2]

Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, ist ein kurzer schriftlicher Nachweis Gold wert. Eine Mail reicht völlig. Es geht nicht darum, pingelig zu sein – sondern darum, später nicht diskutieren zu müssen.

Wann der Arbeitgeber deinen Urlaub ablehnen darf

Ein Arbeitgeber darf Urlaub nicht willkürlich ablehnen. Er braucht einen nachvollziehbaren Grund. Das Bundesurlaubsgesetz nennt dafür die berühmten zwei Kategorien: dringende betriebliche Gründe oder vorrangige soziale Gründe anderer Kolleg:innen.^[1]

Typische betriebliche Gründe sind zum Beispiel:

• Eine Mindestbesetzung wäre nicht mehr gewährleistet.
• Es gibt akute Ausfälle (z. B. mehrere Krankheitsfälle im Team).
• Ein eng getakteter Zeitraum wie Inventur, Abschlussphase oder Großprojekt wäre gefährdet.

Soziale Gründe spielen oft eine Rolle, wenn viele gleichzeitig Urlaub wollen. Dann wird häufig abgewogen: Schulferien, Kinderbetreuung, bereits länger geplante Urlaubszeiträume oder besondere familiäre Situationen.

Wie du eine klare Zusage bekommst, ohne Stress zu machen

Wenn du merkst, dass dein Antrag liegen bleibt, hilft ein kurzer sauberer Ablauf. Der wirkt nicht fordernd, sondern einfach organisiert:

• Frag freundlich nach und nenn den Zeitraum konkret.
• Bitte um eine Rückmeldung bis zu einem bestimmten Tag, damit es nicht wieder offen bleibt.
• Wenn du buchen musst, sag das sachlich dazu („ich brauche Planungssicherheit“).

Was du tun kannst, wenn einfach niemand entscheidet

Wenn es regelmäßig passiert, dass Urlaubsanträge nicht beantwortet werden, ist das kein “dein Problem”, sondern ein Organisationsproblem. Dann ist es völlig legitim, das strukturiert zu lösen.

Das sind die üblichen nächsten Schritte:

• Teamleitung oder direkte Führungskraft um klare Freigabe bitten.
• HR einbeziehen, wenn es bei euch über zentrale Urlaubsplanung läuft.
• Den Betriebsrat ansprechen, falls es dauerhaft chaotisch läuft und niemand Verantwortung übernimmt.

Du musst dabei nicht mit Druck reingehen – es reicht meist, deutlich zu machen, dass du den Urlaub nicht “offen lassen” kannst.

Fazit: Genehmigt ist erst genehmigt

Ein Urlaubsantrag wird nicht dadurch sicher, dass er abgeschickt wurde – sondern dadurch, dass du eine klare Zusage hast. In den meisten Betrieben bedeutet das: schriftlich im System oder kurz per Mail.

Wenn du keine Freigabe bekommst, ist Schweigen normalerweise kein Ja. Und auch wenn es nervt: Eine kurze Nachfrage spart dir im Zweifel die schlimmste Variante – nämlich Diskussionen, wenn du eigentlich schon frei haben solltest.